第二十四中國北方國際自行車電動車展覽會

會議室使用管理規定

1、租用會議室流程

租用場館會議場地舉辦會議，活動進場前必須辦妥以下手續：

（1） 租用會議室的會議組織者必須是中國北方國際自行車電動車展覽會的參展商，在此基礎上，與組委會簽訂《會議室租用協議》，并按照合同要求繳納款項，如發現參展商轉租或倒賣會議室的情形，組委會有權收回會議室的使用權，所繳納的費用不予退還，發生的一切后果由參展商承擔，與展會組委會無關。

（2）會議室禁止一切表演活動，禁止搭建舞臺等設施，禁止線陣音箱等高頻率、大功率功放設備及高分貝樂器進入會場。

（3）除場館提供的會場常規布置外，參展商如有其他布場安排，請在布展前15天向主場服務商申報，并附上相關布場詳細方案及圖紙。

（4）參展商未按上述規定辦理進場手續的，主場服務商有權拒絕進場直至取消活動，因此所產生的一切責任及后果由參展商承擔。

2、會議室使用管理規定

（1）租用會議室的參展商所舉辦的會議活動應遵守國家的法律法規及本管理規定，并對其活動內容承擔法律責任。在活動過程中如發現違法違禁內容或違反本管理規定的，參展商應立即撤換并出具書面證明，經組委會、主場服務商及場館三方確認，同意后方可舉辦會議活動。拒不改正者，組委會有權責令其退出活動場所，取消活動安排，并向公安機關、工商等部門舉報。此前收取的費用概不退還，因此所產生的一切責任及損失自行承擔。同時，組委會將保留向責任方進一步索取賠償的權利。

（2）會議室使用結束后，當天撤展并辦理交接手續。

（3）需調整擺設的會議（活動）場地，于展會舉辦一周前提交擺設圖形或文字方案，并在會前對會場擺設予以確認。

（4）租用方須愛惜展館設施，會前仔細查驗會場墻面、地毯等設施，發現破損拍照留存，并與展館方確認，使用結束后，展館方查驗發現破損的，須照價賠償，與中國北方國際自行車電動車展覽會組委會及主場服務商無關。

（5）租用方保持會場內清潔。請勿攜帶易燃、易爆等有消防隱患的物品進入會場內，會場內嚴禁使用煙花、煙霧等設備。

（6）會場內嚴禁吸煙。如違反禁煙規定，展館方有權對吸煙行為進行制止，如因吸煙造成地毯、桌椅、墻面等損壞，須照價賠償。

（7）會議期間工作人員及參會人員貴重物品自行保管，并在會議結束后將所有物品及時清理干凈。

（8）如需另外增加服務及設備，另行辦理租用手續，租金參照展館現行價格標準。

（9）會場內禁止用餐。

（10）會議室內嚴禁為電動車充電，以防止因線路或電池過熱等原因引起的火災等事故。

（11）租用方應合理控制活動參與人數，不得超出舉辦場地所能承載的最大人流量并消除一切安全隱患，否則，組委會及主場服務商有權要求租用方進行整改，拒不整改的，組委會及主場服務商有權要求停止或取消活動，因此所產生的一切責任及損失由租用方承擔。

（12）租用方在租用場地期間所作出的一切行為與組委會及主場服務商無關，因此所產生的一切責任及后果由租用方承擔。                                       

3、 會議室使用要求

參展商如因活動需使用國家會展中心（天津）展館會議室時，請遵守以下有關規定：

（1）會議室及設備收費均按節計算，4小時為一節，不足一節按一節計算；如正式使用超出上述規定時間，將收取延時使用費。

（2） 租用會議室及貴賓室，在場地排期允許使用的情況下，贈送布置、彩排及撤場時間共4小時（具體贈送時長以展館方確認為準），如超出上述時長，將收取加班費。

（3）租用會議室及貴賓室將收取押金，會前將進行場地、設備、家具、物資等驗收工作，租用方做好場地保護后方可搭建，活動結束安全撤場后，經雙方驗收， 如無損壞，則在40個工作日內退還押金；

（4）請于進場7天前提交相關需求（臺型擺放、設備使用、搭建裝飾方案、用電、用網等）。臺型擺放（僅限展館已有家具），同一空間同一場次會議免費提供一次擺臺服務。

（5）租用會議室及貴賓室，在租用時間內，基礎照明和空調（制冷制熱）同步開放（S16多功能廳除外，空調費用參考展廳收取）；提供基礎保潔和基礎固有音視頻設備；

（6） 如租用AV及同傳設備，使用單位在彩排期間將自帶筆記本電腦帶至會場進行提前測試；

（7） 如需額外用電、網絡等服務，根據展廳同類配套服務收費標準執行；

（8）播放內容不允許出現法律、行政法規規定的禁止情形；

（9）27AB-32AB、62AB-67AB會議室，暫不建議AB分隔開租用。如分隔開使用，請自備音頻及視頻設備。

（10）布、撤展期間，如有物品須撤離會議廳（室），須憑組委會出具的放行條，經安保人員查驗后放行。

（11）在撤場結束前，須將活動區域的搭建垃圾及物品清理帶走，如將垃圾及物品丟棄在場館紅線范圍內或展館周邊，將不予退還施工搭建押金。

（12）場館工作人員將對可能造成會議室物業損傷的野蠻施工行為予以制止和處理，因此而造成的工期延誤等過失責任由施工單位自負。

以下項目為嚴格遵守項目：

（1）不要擅自移動會議廳（室）內、外固定設施。

（2）施工搭建須與會議廳（室）墻面保持 1.0 米以上距離，不得在墻面上有任何搭靠、牽拉、碰撞和鉆孔。

（3）禁止使用泡沫膠、玻璃膠、釘硬物、鉆孔等可能對物業造成損傷的方式在會議廳（室）物業上安裝、懸掛物品、張貼標識。

（4）禁止直接在地毯、木板及大理石地方上施工，須鋪蓋1cm以上厚度的地毯作為保護，鋼管鋼柱等構件不得直接垂直施力于地毯上，鋼管鋼柱與地毯之間應采用大于20cm乘以20cm的木板墊底。

（5）禁止使用明火、切割、打磨、電焊、氣焊、噴漆、臺式電鋸等危險作業。

（6）禁止在場內吸煙，禁止安裝氫氣球、攜帶煙花等易燃、易爆物品。

（7）禁止汽車、電瓶車、叉車、貨車等機動車輛進入會議廳（室）。

（8）其他有損場地及組委會合法權益的行為。

（9）參展商違反上述規定內容的，組委會及主場服務商有權要求參展商進行整改，逾期未整改的或整改后仍不符合本規定內容的，組委會及主場服務商有權停止和取消所舉辦的活動，收回出租的場地，因此所產生的一切責任及損失由參展商承擔。